資料作りに何かコツとかあるの？
学生でもありますが、社会人になると報告書やプレゼンの資料を作る機会が増えますよね。
自分なりに一生懸命作ったのに相手にうまく伝わらなかったことはありませんか？私も自分なりに納得する資料が出来た時でも、相手に伝わらなかったことがありました。
そんな時に今回紹介する5つのことに気を付けるだけで、相手に伝わりやすくなるはずです。みなせんも是非一度5つのコツを取り入れて資料作成に取り組んでみてください。
今回は「聞き手に言いたいことが伝わる！資料作りに必要な５つのコツ」について紹介します。是非、最後までお読みください。
■読んで頂きたい方
・資料作りに悩んでいる方
資料作りに必要な5つのコツ
１．目的とゴールを明確にする
２．1スライド 1メッセージ
３．あいまいな表現を使わない
４．ルールを決めて統一感を出す
５．論理的になっているか確認する
1つずつ見ていきましょう！
目的とゴールを明確にする
■目的
早速質問ですが、何のために資料を作るのですか？
- チームへの情報共有
- 問題解決の報告書
- 新しいビジネスの提案書
作る目的が異なれば、資料構成も変わってきます。
必ず目的があるはずです！目的を明確にしてください！
目的が明確になっていないと的外れになりますので、資料作りの前に抑えておいてください。
■ゴール
資料を作って発表して終わりですか？そんなことないですよね。。
そもそも資料を作る本質は、資料を読んだ聞き手（相手）にどういうアクション取ってもらいたいか。つまり、資料を読んだ相手に何をしてもらいたいのかを明確にすることがゴールを設定することになります。
具体的には、
- 情報共有してスキルアップを図る
- 対策内容に対して審査・承認を貰う
- 提案書を受け入れてもらう など
繰り返しますが、資料作りの前に目的とゴールは明確にして下さい。
1スライド 1メッセージ
伝えたいことはスライド1枚に1つとしてください。
情報量が多すぎると、
- 見づらい
- 伝えたいことがぼやける
- 発表時に相手が読むことに集中してしまう
このように相手に言いたいことが伝わりずらくなります。このため、文字数を少なくして簡潔に纏めるようにしましょう。
発表時間にも制限がありますので、必ず伝えなければいけない内容は何か？を意識する事で簡潔になるはずです。
また、適度な余白を設けて字も大きくして見やすさも重視してください。
あいまいな表現を使わない
相手に聴き返されるような表現はやめましょう。
最近 → いつだよ！
あれ、これ → どれだよ！
つまり、代名詞は使わない方がベターです。
ルールを決めて統一感を出す
自分の中でルール―を決めて資料に統一感を出すようにしてください。
- フォント
- タイトル、見出しの書き方
- 言い回しの統一
- 下線の使用有無
- 伝えたいことの色付け統一
- 同一単語の表記統一 など
論理的になっているか確認する
論理的とは何でしょうか？
いろいろな回答があると思いますが、問いに対して、根拠をつけて答えることです。
例：
「今回議論するテーマ（問い）は、●●●です」
「私の考えは、▲▲▲です」
「なぜなら、■■■■■■■（根拠）だからです。具体的には・・・」
結論→根拠 だけでなく、逆の根拠→結論の筋道が成立しているかも確認してください。
簡単な例ですが、下記は論理的になっているでしょうか？
結論：今日は雨が降る。
根拠：なぜなら雨男の彼が来るからだ。
雨男が来ないと雨は降らない？？？本当ですか？
もう一つ大事なことは、100％の論理は不要です！
薬の開発など完璧な論理が必要な場合もありますが、報告書や提案書では完璧な論理は不要なことがほとんどです。
なぜなら、ゴールは聞き手（相手）に納得してもらうこと。つまり、完璧な論理でなくても相手が納得すればOKですよね。
完璧主義者などはMECEなどを意識しすぎるので注意です。
※MECEとは「ダブりなくモレなく」という論理的思考の概念の1つ。深堀しませんが、興味ある方はググってみてください。
＋α 他人の資料を参考にする
今回紹介した５つのコツを意識しているだけでも、資料がグッと良くなるはずです。最後に資料作りがうまくなる近道を教えます。
それは、他の人の資料を参考にすることです。
仕事をしていると様々な資料を見る機会があると思います。
自分の中で読みやすい・見やすいと思った人の資料を参考にしましょう。
部分的でもいいです。これだ！と思った資料を参考にしてください。
色々書きましたが、資料作りに正解はありません。
例えば、自分が作った資料を上司に見てもらったとします。
「この部分見直して」
「補足した方がいい」 などとにかく指摘されます。
修正した資料を別な人に見てもらうと、上司に言われて直したところに対して指摘を貰うことがあります。
何が言いたいかというと、見る人によって資料をチェックするpointが違うのです。
ただ、今回挙げた５つのコツを取り入れれば相手に伝わりやすくなります。
最後に
いかがでしたでしょうか？
是非5つのコツを取り入れて資料作りをしてみてください。
１．目的とゴールを明確にする
２．1スライド 1メッセージ
３．あいまいな表現を使わない
４．ルールを決めて統一感を出す
５．論理的になっているか確認する
資料が出来たらいよいよ発表ですね！人前での発表は緊張しますよね。そんな方のために役立つ記事を書きました。よろしければどうぞ。
ではでは。